Polityka prywatności – Polski Horyzont Transport

1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Polski Horyzont Transport, działający w branży transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 1.2. Administratorem danych osobowych jest Polski Horyzont Transport (dalej: „Administrator”, „my”). 1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Dane kontaktowe Administratora 2.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail lub adresu korespondencyjnego wskazanego na stronie internetowej lub w dokumentach firmowych Polski Horyzont Transport.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych 3.1. W zależności od rodzaju relacji z nami (klient, kontrahent, przedstawiciel kontrahenta, kierowca, osoba kontaktowa, użytkownik strony internetowej) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, nr KRS lub inne numery rejestrowe,
   • dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny / siedziby,
   • dane dotyczące realizacji umowy: dane pojazdów, informacje o przesyłkach, zleceniach transportowych i logistycznych, adresy załadunku i rozładunku,
   • dane kierowców i osób upoważnionych do odbioru towaru: imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości, dane kontaktowe,
   • dane związane z rozliczeniami: numer rachunku bankowego, dane do faktury,
   • dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z naszych usług elektronicznych: adres IP, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, pliki cookies.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych 4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

   • zawarcie i wykonanie umów transportowych, spedycyjnych i logistycznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   • wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz z przepisów dotyczących transportu drogowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
   • dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia, zapobieganie nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora),
   • utrzymywanie bieżących kontaktów biznesowych i komunikacja (w tym korespondencja e‑mail i telefoniczna) z klientami, kontrahentami i ich przedstawicielami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   • prowadzenie działań marketingu bezpośredniego własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadku, gdy wymagana jest zgoda),
   • obsługa zapytań kierowanych do nas za pośrednictwem formularzy, poczty e‑mail, telefonu lub innych kanałów komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zapytanie dotyczy zawarcia umowy).

5. Źródło danych 5.1. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, lub pośrednio od kontrahentów, klientów, firm współpracujących oraz z ogólnodostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG), gdy jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania i zgodne z prawem.

6. Odbiorcy danych osobowych 6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podwykonawcom i partnerom biznesowym uczestniczącym w realizacji zleceń transportowych i logistycznych (np. inni przewoźnicy, magazyny, operatorzy logistyczni),
   • dostawcom usług IT, hostingu, systemów telematycznych i systemów do obsługi transportu,
   • firmom księgowym, doradczym, prawnym, windykacyjnym, ubezpieczeniowym – w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań,
   • operatorom płatności i bankom – w celu realizacji płatności,
   • organom administracji publicznej, służbom kontrolnym oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) 7.1. Co do zasady dane przetwarzamy na terytorium EOG. W przypadku, gdy realizacja usług transportowych lub logistycznych wymaga przekazania danych do państw trzecich (np. przy transporcie międzynarodowym poza UE), odbywa się to zgodnie z wymogami RODO, w szczególności na podstawie:

   • decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony,
   • standardowych klauzul umownych,
   • lub innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w przepisach prawa.

8. Okres przechowywania danych 8.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń. 8.2. W szczególności:

   • dane przetwarzane w celu realizacji umowy – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
   • dane przetwarzane dla celów podatkowych i rachunkowych – przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego),
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania,
   • dane przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia roszczeń.

9. Prawa osób, których dane dotyczą 9.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
   • prawo sprostowania (poprawiania) danych,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
   • prawo ograniczenia przetwarzania danych,
   • prawo przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO,
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), w tym wobec marketingu bezpośredniego,
   • jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. 9.2. W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce lub na stronie internetowej Polski Horyzont Transport.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego 10.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.

11. Obowiązek podania danych osobowych 11.1. Podanie danych osobowych może być:

    • wymogiem ustawowym (np. w zakresie danych niezbędnych do wystawienia dokumentów księgowych),
    • warunkiem zawarcia lub realizacji umowy transportowej bądź logistycznej,
    • dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z określonych usług lub uzyskania odpowiedzi na zapytanie. 11.2. Niepodanie danych w sytuacjach, gdy są one niezbędne, może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy albo udzielenie odpowiedzi.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji 12.1. Co do zasady nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób na nie istotnie wpływającego. 12.2. Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie mechanizmy, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując zasady, znaczenie i przewidywane konsekwencje takiego przetwarzania.

13. Bezpieczeństwo danych 13.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją lub naruszeniem integralności. 13.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności.

14. Pliki cookies i dane zbierane w sposób automatyczny 14.1. W przypadku korzystania ze strony internetowej Polski Horyzont Transport możemy używać plików cookies oraz podobnych technologii w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, analiz statystycznych, poprawy jakości usług oraz ewentualnie prowadzenia działań marketingowych. 14.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym ograniczyć lub wyłączyć możliwość zapisywania cookies. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

15. Zmiany Polityki prywatności 15.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub wykorzystywanych technologii. 15.2. Zastosowanie ma zawsze aktualna wersja Polityki prywatności, udostępniona przez Polski Horyzont Transport.